Cómo utilizar el lector de gastos
Aquí tienes una guía de ayuda sobre cómo utilizar el lector de gastos de Tukonta.
El lector de gastos es un módulo adicional dentro de Tukonta que te permite crear los gastos directamente desde el documento de factura de gasto, de forma automática.
La herramienta analizará el PDF del documento y extraerá por ti la fecha, el número de factura, la base imponible y las cuotas de IVA, dejando el gasto listo para revisar en el apartado de borradores.
Para poder utilizar este módulo, tienes que tener créditos (lo que equivale a páginas de documentos) disponibles en tu cuenta.
¡Importante! Si tienes dudas sobre el funcionamiento de GastoBox, antes de utilizar el lector te recomendamos consultar nuestro artículo: Como utilizar GastoBox.
Una vez que tienes créditos disponibles en tu cuenta, puedes utilizar el lector de gastos, para ello:
- Crea el proveedor en el apartado de proveedores antes de comenzar. El proveedor tiene que estar previamente creado para que el lector de gastos funcione.
- Sube los archivos a través del botón de "Añadir documentos" o envíalos a la dirección de correo electrónico asignada a tu usuario.
- Una vez subidos, te aparecerán los diferentes documentos. Selecciona los que quieras convertir a borrador de gasto de forma automática.
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Cuando los tengas seleccionados, pulsa en el botón de la parte inferior "Convertir a gastos".
- Te aparecerá una ventana emergente donde podrás confirmar la conversión a gastos. Para continuar sólo tienes que pulsar en "Confirmar".
Una vez hagas clic en "Confirmar", el lector de gastos comenzará a procesar el archivo.
Cuando el lector procese el documento:
Si no ha detectado ningún error, el gasto te aparecerá en el apartado de borradores. Desde aquí, deberas revisarlo y comprobar que es correcto.
Si compruebas que todo está correcto, puedes guardar el gasto y listo, ya lo tendrás registrado.
Si detecta algún error, te aparecerá en el listado con un símbolo de exclamación rojo (tal y como se muestra en la imagen), para que puedas consultar cual ha sido el fallo y solucionarlo antes de volver a procesar el documento.
Si necesitas consultar que documentos se han procesado correctamente y de cuales se ha creado el borrador de gasto correspondiente, puedes seleccionar en los filtros el botón "Convertido a gasto". Así te aparecerán los borradores creados a partir de estos documentos.
¡Recuerda! Si no ha detectado ningún error, el gasto te aparecerá en el apartado de borradores. Antes de guardar el gasto, te recomendamos revisarlo y comprobar que todos los datos están correctos.