Cómo registrar gastos de servicios web de empresas de la Unión Europea (Operaciones Intracomunitarias)

Aquí tienes una guía de ayuda sobre cómo registrar el gasto de servicios web de empresas de la Unión Europea en Tukonta.

Cada vez es más habitual que empresas y profesionales utilicen aplicaciones para la organización del trabajo, tales como Google Workspace, Only office, Microsoft 365, etc.

Normalmente, este tipo de servicios están proporcionados por empresas de la Unión Europea, que son Operadores Intracomunitarios, es decir, poseen un número de identificación fiscal válido para Operaciones Intracomunitarias y están dados de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Si tú también estás dado de alta en el ROI como Operador Intracomunitario, la factura de estos servicios es intracomunitaria, lo que significa que la factura no puede incluir el IVA, ya que el servicio se localizará fiscalmente en el país de destino.

Si recibes una factura intracomunitaria con IVA y estás dado de alta en el ROI, tienes que solicitar que la modifiquen, ya que la factura no es correcta y estás soportando un IVA que no te corresponde. Además, ese IVA no será deducible.

Si, por el contrario, no estás dado de alta en el ROI, la factura de estos servicios  pasará a tributar en origen y el cliente tendrá que repercutir el IVA en la factura. Ese IVA no será deducible, y supondrá un mayor gasto del total de la compra.

• Cómo registrar una factura si estás dado de alta en el ROI.
• Cómo registrar una factura si no estás dado de alta en el ROI.

Tukonta verifica en tiempo real cuando se crea un proveedor si está dado de alta o no en el ROI, pero si lo quieres comprobar directamente, lo puedes hacer desde el servicio web de Validación del VIES.

Si no tienes claro si tú mismo estás dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, también puedes consultarlo en el mismo enlace, introduciendo "ES" en el país e indicando en el campo "Número de IVA" tu número de NIF.

Cómo registrar una factura si estás dado de alta en el ROI

Si estás dado de alta en el ROI, la factura no debe llevar IVA. Por ejemplo, suponemos una factura de Google Workspace con el siguiente desglose:

• La base imponible de la factura es de 8,63 €.
• La cuota de IVA es del 0 %.
• El total de factura queda en 8,63 €.

Como podemos observar en el documento, se trata de una factura exenta de IVA conforme al artículo 21 de la Norma Foral del IVA (De acuerdo con el artículo 196 de la Directiva del Consejo 2006/112/CEE, el destinatario de este servicio está obligado a autoliquidar el IVA correspondiente), por lo que en Tukonta deberemos registrarla indicando el importe con IVA al tipo del 0%.

Pasos a seguir para registrar del gasto

1. Desde el apartado de "Gastos", haz clic en el botón de “Nuevo gasto” y cumplimenta los campos a continuación:
2. Fecha: Introduce la fecha que tiene la factura.
3. Número de documento: Introduce el número de factura que aparece en la propia factura. ¡Importante! Indica el número que aparece en el documento que te ha proporcionado tu proveedor, no una referencia tuya.
4. Proveedor: Introduce el nombre del proveedor si lo has creado anteriormente; si no, créalo directamente.
5. En el “concepto” indicaremos una breve descripción del gasto que registramos, por ejemplo "Suscripción Google Workspace".
6. Base imponible: Introduce la base imponible del servicio según aparece en factura.
7. % IVA: Tienes que indicar 0,00%, ya que la factura no deberá incluir IVA.
8. % IRPF: Tienes que indicar 0,00%, ya que la factura no deberá incluir IRPF.
9. Tipo de gasto: Selecciona el tipo de gasto que corresponde dependiendo del concepto de factura. Para el servicio web tienes que seleccionar "Hosting y servicios online".
10. Cumplimentados los campos, sólo tienes que pulsar en "Guardar gasto".
11. ¡Listo! Ya tienes tu gasto registrado.

A continuación te mostramos un ejemplo del registro de la factura anterior en Tukonta.

Cómo registrar una factura si NO estás dado de alta en el ROI

Si no estás dado de alta en el ROI, la factura incluirá IVA, con lo que la forma de registrarla es algo diferente. Por ejemplo, suponemos una factura de servicios web con el siguiente desglose:

• La base imponible de la factura es de 20,70 €.
• La cuota de IVA del 21% es de 4,35 €.
• El total de factura queda en 25,05 €. Este será el importe que tienes que incluir en base imponible, ya que la cuota de IVA no es deducible y se tiene que registrar como mayor gasto.

Pasos a seguir para registrar del gasto

1. Desde el apartado de "Gastos", haz clic en el botón de “Nuevo gasto” y cumplimenta los campos a continuación:
2. Fecha: Introduce la fecha que tiene la factura.
3. Número de documento: Introduce el número de factura que aparece en la propia factura. ¡Importante! Indica el número que aparece en el documento que te ha proporcionado tu proveedor, no una referencia tuya.
4. Proveedor: Introduce el nombre del proveedor si lo has creado anteriormente; si no, créalo directamente.
5. En el “concepto” indicaremos una breve descripción del gasto que registramos, por ejemplo "Suscripción Google Workspace".
6. Base imponible: Introduce el importe total del servicio según aparece en factura, no el importe de la base imponible.
7. % IVA: Tienes que indicar 0,00%, ya que la factura, aunque incluya IVA, no es deducible.
8. % IRPF: Tienes que indicar 0,00%, ya que la factura no deberá incluir IRPF.
9. Tipo de gasto: Selecciona el tipo de gasto que corresponde dependiendo del concepto de factura. Para el servicio web tienes que seleccionar "Hosting y servicios online".
10. Comprueba que el total de la base imponible coincide con el total de la factura.
11. Cumplimentados los campos, sólo tienes que pulsar en "Guardar gasto".
12. ¡Listo! Ya tienes tu gasto registrado.

A continuación te mostramos un ejemplo del registro de la factura anterior en Tukonta.