Cómo registrar las facturas de viajes, hoteles y restaurantes en Tukonta
Aquí tienes una guía sobre cómo introducir los gastos de viaje, hoteles y restaurantes, relacionados con tu actividad, en Tukonta.
Los viajes y desplazamientos realizados por motivos profesionales, y los gastos asociados a las dietas correspondientes a cada uno de dichos desplazamientos, son deducibles en tu actividad, con lo que deberán ser registrados en Tukonta, dentro de la categoría "Gastos de dietas y desplazamientos".
Serán deducibles aquellos gastos relacionados con servicios de desplazamientos, hospedajes, hostelería y similares que realices para reunirte con clientes y proveedores, o para asistir a congresos o ferias relacionadas con tu actividad, siempre que sea con la finalidad de generar ingresos.
Estos gastos, pueden ser, entre otros: los desayunos, las comidas y las cenas, el importe de los billetes de autobús, taxi, metro, tren, ave y similares para el desplazamiento y los peajes en vehículo propio, siempre y cuando estén directamente relacionados con la generación de ingresos de la actividad del negocio.
¡Importante! Ten en cuenta que Hacienda Foral de Bizkaia considera que un gasto es deducible siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad del negocio (que sea imprescindible para la generación de ingresos) y esté debidamente justificado con factura completa a tu nombre.
Cómo registrar las facturas de viajes, hoteles y restaurantes en Tukonta
Por ejemplo, para registrar una factura de un restaurante en Tukonta, tienes que seguir los siguientes pasos:
- Desde el apartado de "Gastos", haz clic en el botón de “Nuevo gasto” y cumplimenta los campos a continuación:
- Fecha: Introduce la fecha que tiene la factura.
- Número de documento: Introduce el número de factura que aparece en la propia factura. ¡Importante! Indica el número que aparece en el documento, no una referencia tuya.
- Proveedor: Introduce el nombre del proveedor si lo has creado anteriormente; si no, créalo directamente.
- En el “concepto” indicaremos una breve descripción del gasto que registramos, por ejemplo "Comida nuevos clientes".
- Base imponible: Introduce la base imponible del servicio según aparece en factura.
- % IVA: Tienes que indicar 10,00%, ya que los servicios de hostelería, de hospedaje y de transporte de viajeros, aplican el tipo reducido del 10% a sus servicios.
- % IRPF: Tienes que indicar 0,00%, ya que la factura no deberá incluir IRPF.
- Tipo de gasto: Selecciona el tipo de gasto que corresponde dependiendo del concepto de factura. Para los gastos en restaurantes, tienes que seleccionar: “Gastos dietas y desplazamientos".
- Cumplimentados los campos, sólo tienes que pulsar en "Guardar gasto".
- ¡Listo! Ya tienes tu gasto registrado.
En el caso de que tengas que registrar una factura de un hotel o de un billete de tren o de avión para una visita a un cliente, el proceso para el registro del gasto en Tukonta es el mismo. Sólo tienes que indicar los datos del proveedor e indicar el concepto correcto.
Límites de la deducibilidad en concepto de servicios hosteleros
Los gastos de dietas y desplazamientos serán deducibles hasta un máximo del 50% del importe total de los gastos con el límite máximo del 5% del volumen de ingresos de la actividad por cada periodo impositivo, generalmente, un año natural.
Vamos a verlo con un ejemplo: Irati, que trabaja por cuenta propia, quiere ampliar su cartera de clientes organizando una reunión en un restaurante, donde solicitará una factura a su nombre, y este será un gasto relacionado con su actividad.
Como se trata de una reunión para fortalecer sus relaciones y aumentar sus ingresos, este gasto podrá deducirse dentro de su actividad.
Supongamos que Irati tiene unos ingresos anuales por importe de 28.000 €.
Incluye en su actividad como gasto deducible la factura del restaurante, ya que tenía como finalidad ampliar su cartera de clientes.
Irati realizó una vez al mes la misma estrategia para la captación de clientes y el total de las facturas a 2.900 €.
Será deducible el 50% de 2.900 € siempre y cuando no supere el 5% de sus ingresos, es decir, de 28.000 €.
Lo calculamos:
- El 50% de 2.900 € es igual a 1.450 € como importe deducible en concepto de restaurantes.
- El límite del 5% de 28.000 € es igual a 1.400 € como importe máximo deducible en concepto de restaurantes.
Como el importe total anual gastado (1.450 €) es superior al límite máximo del 5% (1.400 €), Irati sólo podrá deducirse hasta 1.400 € en este concepto.
Por el cálculo de los límites de deducibilidad no tendrás que preocuparte en el registro de la factura en Tukonta, ya que nosotros nos encargaremos de aplicarlo en los futuros impuestos.
Recomendaciones para posibles inspecciones en lo que se refiere a los gastos de dietas y desplazamientos
Los gastos asociados a los viajes de trabajo sólo serán deducibles cuando tengan la finalidad directa de generar ingresos, con lo que en el caso de que recibas una inspección por parte de Hacienda Foral de Bizkaia, deberás demostrar que esto es así.
Te indicamos algunas recomendaciones a seguir para que puedas justificar este tipo de gastos:
- Guarda la factura asociada al gasto. Recuerda que no pueden ser tickets, sino que deben ser facturas que contengan todos los datos fiscales del destinatario.
- Evita pagar en efectivo estos gastos. Utiliza siempre la tarjeta del negocio para que el movimiento bancario coincida exactamente con la factura.
- Cuenta con algún documento o prueba que acredite la visita o la reunión acordada. Por ejemplo: Un correo electrónico para agendar la visita, una tarjeta de visita del cliente...
- Puedes llevar un registro de las empresas que visitas y con quién te reúnes.
- En la factura de gasto, puedes anotar los datos del cliente o proveedor con quien fuiste.
- Etc.
En definitiva, lo que tienes que tener en cuenta es guardar toda la documentación necesaria que pueda confirmar que la visita era con fines profesionales, para así dejar constancia de ello de cara a una posible inspección.