Cómo generar presupuestos

Guía rápida sobre cómo generar un presupuesto.

En muchas ocasiones antes de cerrar un trato con un cliente, necesitas emitir un presupuesto de forma que el cliente pueda ver cuál es el precio que va a tener que pagar por el servicio o producto que va a comprar.

Además, después de generar el presupuesto, si el cliente lo acepta, podrás convertirlo directamente a una factura.

Vamos a ver los pasos para generar un presupuesto en Qointax:

Simplemente tendrás que ir a pestaña “Facturas” y clicar en “Nueva factura”.
Rellena los campos de factura:
1. "Título o descripción de la factura": Indica una descripción que te sirva para identificarla fácilmente.
2. "Fecha factura": Deberás incluir la fecha a la que corresponde la factura aunque por defecto aparecerá la fecha de hoy.
3. "Número": Este número aparece de forma automática y es cronológico, ya que los números de facturas deben ser correlativos.
4. "Serie": Selecciona una serie del desplegable en caso de que necesites clasificar las facturas.
5. "Cliente": Selecciona el cliente al que se dirigirá la factura. En caso de no haberlo dado de alta hasta ahora, puedes hacerlo pinchando en el botón “Crea un nuevo cliente” desde la parte inferior del campo donde seleccionas el cliente.
Ahora, cumplimenta los campos que definen las líneas de factura:
1. "Cantidad": En este campo tendrás que indicar el número de productos o servicios que vas a facturar. Este número se multiplicará por el número que indiques en el “Precio” e influirá en el cálculo del “Neto”.
2. "Concepto": Describe el producto o servicio que estás facturando.
3. "Precio": Indica el precio del producto o servicio. Ten en cuenta que se multiplicara por el número que indiques en la "Cantidad".
4. "Neto": Este campo no lo puedes modificar ya que es un cálculo automático en función de la cantidad y el precio reflejado.
5. "IVA": Hace referencia al % de IVA al que están gravados tus productos o servicios. En el caso de estar exento de IVA, deberás indicar el 0% en la casilla.
6. "IRPF": En caso de tener que aplicar una retención a tus ingresos, debes indicar el porcentaje a aplicar.
Siguiendo con el resto de campos sobre la factura:
1. Puedes establecer a su vez la "Fecha de vencimiento" y el "Estado de cobro" ahora o en un momento posterior si lo consideras oportuno.
Si crees conveniente incluir información adicional para tu cliente, puedes hacerlo en el recuadro de "Pie de la factura". En caso de que tu factura tenga alguna particularidad también tendrás que hacer mención en este apartado, por ejemplo:
1. Factura intracomunitaria: “Entrega intracomunitaria exenta por aplicación del art. 25 de la Ley 37/1992, del IVA".
2. Factura de exportación: “Operación exenta por exportación en virtud del art. 21 de la Ley 37/1992, del IVA".
3. Factura exenta de IVA: “Operación exenta por aplicación del art. 20 de la Ley 37/1992, del IVA.”
Para terminar de completar la factura puedes utilizar el apartado "Nota personal de la factura" para apuntar cualquier información que luego quieras comprobar o revisar. Es importante tener en cuenta que no aparecerá en el PDF de la factura y el cliente no tendrá acceso a ella.
Tras haber completado la factura, deberás clicar en "Guardar borrador". Entonces, aparecerán tres opciones entre las que podrás encontrar la opción de “Generar presupuesto en PDF”.
Al hacer clic en esa opción, el presupuesto se descargará automáticamente en tu ordenador.
¡Listo! Ya tienes tu presupuesto preparado y si quieres se lo puedes enviar directamente al cliente desde la ventana emergente.

De esta manera, la generación de un presupuesto es algo tan sencillo como crear un borrador de factura que posteriormente se podrá convertir en una factura.

Es algo muy sencillo e intuitivo, de todos modos, tras ver el GIF de a continuación, quizá te quede más claro:

De esta manera, se puede mantener una previsión de los ingresos y podemos generar en todo momento un presupuesto de cualquiera de ellos.

Ejemplo en vídeo de cómo crear un presupuesto

Para muestra, un botón :).