Cómo generar presupuestos

Aquí tienes una guía de ayuda sobre cómo generar un presupuesto.

En muchas ocasiones, antes de cerrar un trato con un cliente, necesitas emitir un presupuesto.

De esta forma, el cliente puede ver cuál es el precio que va a tener que pagar por el servicio prestado o el producto que va a comprar.

Tukonta te ofrece la opción de generar un presupuesto y guardarlo como borrador. Si el cliente lo acepta, podrás convertirlo directamente a una factura.

Vamos a ver los pasos para generar un presupuesto en Tukonta:

Tienes que ir al apartado de "Facturas", tal y como si fueras a emitir una factura de venta, hacer clic en el botón de “Nueva factura” y cumplimentar los campos a continuación:

1. Descripción de la factura: Es una breve descripción que sirve para identificar fácilmente la prestación de  servicios o la venta de productos proporcionados a tu cliente. No aparecerá en el PDF de la factura y, por lo tanto, tu cliente no la podrá ver.
2. Fecha: Al crear la factura, por defecto, aparecerá la fecha del día en el que la estás creando, pero puedes cambiarla para indicar la fecha real a la que  corresponde la factura. Por ejemplo: Si has prestado un servicio en octubre, y estás haciendo la factura con una fecha posterior, puedes indicar la fecha del 31/10/2025, siempre que no hayas emitido una factura con fecha posterior a ese día, ya que las fechas y los números de factura deben ser correlativos y guardar un orden cronológico.
3. Número: El número de factura es automático y no se puede modificar para evitar errores, ya que como hemos señalado anteriormente, los números de factura deben ser correlativos y guardar un orden cronológico. Por ejemplo, si la factura número 1/2025 tiene fecha 31/10/2025, la siguiente factura debe llevar el número 2 y tener una fecha igual o posterior a la de la factura número 1/2025.
4. Serie: Existen 3 tipos de series:
   1. Series genéricas: En el caso de que necesites diferenciar varios tipos de factura según el producto o servicio que prestes, puedes utilizar hasta tres series distintas a la hora de emitir facturas. Para ello, selecciona del desplegable las series "20XX/SERIE1" o "20XX/SERIE2", que son diferentes a la genérica del año en curso "20XX". Veámoslo con un ejemplo: Eres un profesional autónomo que presta servicios de clases particulares y además vende productos académicos como libros y revistas: Puedes utilizar la serie 20XX para una de las actividades y la serie "20XX/SERIE1" para la otra actividad y así identificar perfectamente ambas líneas del negocio.
   2. Serie para facturas rectificativas: Si necesitas emitir una factura rectificativa, la normativa establece que es obligatorio identificar las facturas rectificativas con una serie concreta, con lo que, en este caso, tendrás que elegir la serie "20XX/RECTIF".
   3. Serie IVA-OSS: Esta serie solo se utilizará para facturas emitidas a clientes particulares de fuera de España y dentro de la Unión Europea, cuando estés dado de alta en el Régimen de Ventanilla Única.
5. Cliente: Selecciona el cliente al que va dirigida la factura. Si no lo has dado de alta, puedes hacerlo directamente pinchando en el botón "Crea un nuevo cliente", que encontrarás en la parte inferior de esta casilla.
6. Cantidad: Indica la cantidad de productos o servicios que vas a facturar en esta línea.
7. Concepto: Describe el producto o el servicio que estás facturando.
8. Precio: Indica el precio por unidad del producto o servicio que estás facturando.
9. Base imp (base imponible): Este campo se calcula de forma automática y será el resultado de multiplicar el importe indicado en la casilla "Cantidad" por el indicado en el "Precio".
10. % IVA: Indica el porcentaje de IVA al que están gravados tus productos o servicios. En caso de que tu actividad o esa venta en concreto esté exenta de IVA, tendrás que indicar "0".
11. % IRPF: En caso de que tengas que aplicar una retención en la factura, tienes que indicar el porcentaje correspondiente según tu actividad y el producto vendido o servicio prestado.
12. Tipo de venta: Debajo del campo concepto, selecciona si corresponde a un producto o a un servicio.
13. Si quieres añadir más conceptos en la factura, pincha en "+ Añadir Línea".
14. Pie de factura: Si necesitas incluir información adicional para tu cliente, puedes incluirla aquí.  Además, puedes utilizar este apartado para añadir menciones especiales, si tu factura es una operación exenta de IVA, intracomunitaria o de exportación (IVA al 0%), ya que en estos casos es obligatorio incluir la referencia legal que justifica dicha exención/operación. Por ejemplo, algunas de las menciones más habituales son:
    1. En el caso de que emitas una factura intracomunitaria, puedes utilizar la mención "Entrega intracomunitaria exenta por aplicación del art. 25 de la Ley 37/1992,  del IVA."
    2. En el caso de que emitas una factura de exportación, puedes utilizar la mención "Operación exenta por exportación en virtud del art. 21 de la Ley 37/1992, del IVA."
    3. En el caso de que emitas una factura exenta de IVA, puedes utilizar la mención "Operación exenta por aplicación del art. 20 de la Ley 37/1992, del IVA."
15. En el momento de emisión de la factura también puedes informar de la "Fecha de vencimiento" y el "Estado de cobro". Podrás modificarlo posteriormente si lo necesitas, o cumplimentarlo en un momento posterior si lo consideras oportuno.
16. Nota privada de la factura (no aparecerá en el PDF): Puedes utilizar este apartado para incluir cualquier información privada o interna sobre la factura que necesites consultar posteriormente, teniendo en cuenta que no aparecerá en el PDF de la factura y, por lo tanto, tu cliente no podrá verla.

Tras haber completado la factura, para poder generar el presupuesto, antes de emitir la factura, deberás hacer clic en "Guardar borrador". Entonces, aparecerán tres opciones entre las que podrás encontrar la opción de “Descargar factura en PDF”.

Al hacer clic en esa opción, la aplicación crea un presupuesto, que se descargará automáticamente en tu ordenador. También podrás descargarlo posteriormente desde el listado de borradores.

¡Listo! Ya tienes tu presupuesto preparado y si quieres se lo puedes enviar directamente al cliente desde la ventana emergente.

Una vez el cliente acepte el presupuesto, bastará con que accedas al apartado de borradores, accedas a la factura y emitas la factura que ya tienes preparada.

Si quieres consultar un ejemplo de la creación de una factura en Tukonta, puedes consultar nuestro artículo relacionado sobre: Como emitir una factura de venta.