Cómo registrar la factura de gasto de un alquiler de oficina

Aquí tienes una guía de ayuda sobre cómo introducir el gasto del alquiler de una oficina o local en Tukonta.

Las facturas del alquiler, además llevar IVA, llevan asociadas una retención de IRPF, que actualmente en 2025 es el 19%.

Cuando tu proveedor te entrega la factura, podrás ver que aparece un importe de retención de IRPF que se resta del total. Esto implica que tú no abonas el importe al proveedor directamente, sino que lo tendrás que ingresar en Hacienda en su nombre.

Como el responsable de la retención es el receptor de la factura, si localizas algún error en la misma, tendrás que informar a tu proveedor sobre ello para que te envíe la factura correcta lo antes posible.

Hacienda detecta estos errores a través de la Declaración anual informativa, con lo que te recomendamos que la registres correctamente para evitar requerimientos futuros.

Vamos a verlo a través de un ejemplo: suponemos una factura de alquiler con el siguiente desglose:

• La base imponible de la factura es de 1.500,00 €.
• La cuota de IVA del 21% es de 315,00 €.
• La cuota de IRPF del 19% es de 285,00 €.
• El total de factura queda en 1.530,00 €.

Cómo registrar la factura de un proveedor con retención

A continuación te indicamos los pasos a seguir para registrar una factura de gastos con retención de IRPF. Vamos a tomar el ejemplo de la factura anterior:

1. Desde el apartado de "Gastos", haz clic en el botón de “Nuevo gasto” y cumplimenta los campos a continuación:
2. Fecha: Introduce la fecha que tiene la factura.
3. Número de documento: Introduce el número de factura que aparece en la propia factura. ¡Importante! Indica el número que aparece en el documento que te ha proporcionado tu proveedor, no una referencia tuya.
4. Proveedor: Introduce el nombre del proveedor si lo has creado anteriormente; si no, créalo haciendo clic en "Crear nuevo proveedor".
5. Concepto: Introduce el concepto al que hace referencia la factura. Si existen varios conceptos, agrúpalos por tipo de impuesto de forma que no tengas que registrar cada uno de los conceptos de factura.
6. Base imponible: Introduce la base imponible del alquiler según aparece en factura.
7. % IVA: Indica el tipo de IVA que aparece en factura.
8. % IRPF: Introduce el tipo de retención de IRPF que aparece en factura.
9. Tipo de gasto: Selecciona el tipo de gasto que corresponde dependiendo del concepto de factura. Para el alquiler de oficina tienes que seleccionar "Arrendamientos y alquileres".
10. Comprueba que el total de gasto coincida con el importe total de la factura. Es posible que exista alguna variación en céntimos, pero es algo normal.
11. Cumplimentados los campos, sólo tienes que pulsar en "Guardar gasto".
12. ¡Listo! Ya tienes tu gasto registrado.