Cómo generar la factura electrónica (Facturae) para una Administración Pública

Aquí tienes una guía de ayuda sobre cómo generar la factura electrónica en formato Facturae para enviarla a una Administración Pública desde Tukonta.

Si trabajas para un ayuntamiento, una diputación, un ministerio o cualquier otro organismo público, la normativa te obliga a enviarle tus facturas en formato electrónico a través de su punto de entrada de facturas, como FACe o el punto de entrada propio del organismo. Para ello no basta con el PDF: es necesario un fichero en formato Facturae, firmado electrónicamente.

Desde Tukonta puedes generar de forma sencilla el fichero Facturae de cualquier factura emitida a una Administración Pública, para después firmarlo y presentarlo.

Antes de empezar

Para poder generar el fichero Facturae, la factura tiene que cumplir estos requisitos:

1. Estar emitida: no se puede generar desde un borrador.
2. Ir dirigida a una Administración Pública: la opción solo aparece cuando el NIF del cliente empieza por P (ayuntamientos y otras entidades locales), Q (organismos públicos) o S (órganos de la Administración del Estado y de las comunidades autónomas).
3. No tener descuentos en sus líneas.

Además, necesitarás los códigos DIR3 del organismo al que facturas. Son los códigos que identifican a la unidad que recibe y tramita tu factura:

1. Oficina contable: obligatorio.
2. Órgano gestor: obligatorio.
3. Unidad tramitadora: obligatorio.
4. Órgano proponente: opcional, solo si el organismo te lo pide.

Normalmente te los facilita la propia Administración al hacerte el encargo. Si no los tienes, puedes buscarlos por el nombre o el NIF del organismo en el buscador de organismos de FACe. Por ejemplo, para el Ayuntamiento de Bilbao (NIF P4802400D) los tres códigos son L01480209.

Cómo generar el fichero Facturae

Para generar la factura electrónica, desde el apartado de "Facturas", en la pestaña "Emitidas", haz clic en los tres puntos de la factura y selecciona la opción "Descargar Facturae":

También puedes hacerlo desde dentro de la propia factura, pinchando en el botón con el icono </> que encontrarás junto al botón de descarga del PDF.

Se abrirá una ventana en la que tendrás que cumplimentar los siguientes datos:

1. Códigos DIR3 del organismo: indica la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora y, si te lo han pedido, el órgano proponente. En muchos ayuntamientos los tres códigos obligatorios son el mismo.
2. Referencias (opcional): si la Administración te ha indicado un número de expediente, de contrato o de pedido, indícalo aquí para que puedan identificar tu factura más fácilmente.
3. Motivo de la rectificación: este campo solo aparece si se trata de una factura rectificativa. Selecciona el motivo por el que rectificas la factura. Por defecto aparece "Base imponible", que es el más habitual cuando cambia el importe.

Si se trata de una factura rectificativa, la ventana mostrará además el campo "Motivo de la rectificación":

Una vez cumplimentados los datos, haz clic en "Descargar Facturae". Tukonta generará el fichero de la factura en formato XML y lo descargará en tu ordenador.

Cómo firmar y presentar la factura electrónica

1. Firma el fichero con tu certificado digital usando AutoFirma, la aplicación gratuita del Ministerio. Abre AutoFirma, selecciona el fichero que has descargado y comprueba que el formato de firma es "FacturaE". Al firmar, obtendrás un fichero firmado con extensión .xsig.
2. Presenta la factura en FACe o en el punto de entrada de facturas del organismo (por ejemplo, el de tu Diputación Foral o el de tu comunidad autónoma), subiendo el fichero firmado.

Antes de presentarla, si lo deseas, puedes comprobar que la factura es correcta con el validador de facturas de FACe.

Si tienes cualquier duda sobre cómo generar, firmar o presentar tu factura electrónica, puedes contactar con nuestro equipo y te ayudaremos.